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Ooit wel eens gehad dat het ECD voelt alsof het je meer tegenhoudt dan helpt? Dat er zoveel handmatige handelingen in zitten dat je denkt: kan dit systeem niet gewoon efficiënter en gebruikersvriendelijker worden gemaakt? Begrijpelijk. Maar we verwachten stiekem iets van een ECD wat het simpelweg niet in zich heeft. In bestuurskamers leeft vaak het beeld dat een kernsysteem flexibel, vernieuwend en trendvolgend moet zijn. Alsof het de motor is van al je innovatie. Maar als je kijkt naar IT-architectuur (zoals het Gartner pace-layering model), zie je dat een ECD fundamenteel iets anders is: een system of record. Het is gebouwd om feilloos te registreren, te verantwoorden en wet- en regelgeving na te leven. Solide, stabiel en met een zorgvuldig beheerd wijzigingsproces. Dat een ECD traag aanvoelt of niet zomaar meebeweegt, is geen fout in het systeem, dat is de bewuste opzet. Het probleem ontstaat pas wanneer je van datzelfde basissysteem óók verwacht dat het je onderscheidt van andere organisaties, én de plek is waar je snel experimenteert met nieuwe werkwijzen. Twee heel verschillende opgaven, die elk om hun eigen laag vragen: een differentiatielaag voor wat jouw organisatie net iets slimmer doet dan de rest, en een innovatielaag om nieuwe dingen uit te proberen voordat je ze breed uitrolt. Leg je al die rollen bij één centrale leverancier neer, dan giet je je organisatie vast in beton. En verlies je precies de wendbaarheid die je in de dagelijkse praktijk zo hard nodig hebt. Twee weken geleden deelde ik al dat de zorg in de kern geen personeelsprobleem heeft, maar een regieprobleem. Dit is daar het directe verlengstuk van. Zolang je blijft hopen dat de volgende update of een nieuw ECD al je flexibiliteitsproblemen oplost, blijf je vechten tegen de inrichting van je eigen fundament. Het begint bij scherpe verwachtingen stellen: wat laat je over aan de stabiliteit van je core-systeem, en waar pak je zelf de regie over de differentiatie- en innovatielaag die wél wendbaarheid vragen?

Wat kost het om te wachten tot het ECD doet wat je nodig hebt? Dat is een vraag die ik in de zorg nog te weinig hoor. Niet omdat organisaties niet willen veranderen. Integendeel. Vaak is de afweging heel begrijpelijk: de leverancier komt met een nieuwe release, een gewenste functionaliteit staat op de roadmap, of er wordt gekeken naar een koppeling met een ander systeem. Dus wachten we. Alleen: ondertussen moet het werk wel doorgaan. En dan ontstaat precies wat ik in mijn vorige post beschreef. Een team maakt een eigen lijstje. Een planner houdt iets bij in Excel. Collega’s gebruiken WhatsApp om snel iets af te stemmen. Informatie wordt handmatig overgenomen van het ene systeem naar het andere. Op zichzelf lijken dat kleine oplossingen. Maar als iets iedere dag door meerdere medewerkers wordt gedaan, wordt een workaround al snel een structureel proces. Daar zit voor mij een onderschatte kostenpost. We kijken vaak heel concreet naar de kosten van een nieuwe applicatie, een koppeling of een verandering in het IT-landschap. Die zijn zichtbaar en dus makkelijk onderdeel te maken van een businesscase. De tijd die medewerkers vervolgens iedere dag kwijt zijn aan omwegen, dubbel registreren, zoeken en controleren, staat meestal nergens als aparte kostenpost. Terwijl die wel gewoon wordt betaald. En het blijft niet bij uren. Hoe langer een workaround bestaat, hoe meer het onderdeel wordt van de manier waarop een team werkt. Nieuwe afspraken worden erop gebouwd, collega’s raken eraan gewend en uiteindelijk wordt het steeds lastiger om hem weer weg te halen. Daarom vind ik dat de vraag niet alleen moet zijn: “Wat kost het om dit aan te passen?” Maar ook: “Wat kost het ons om hier nog twee jaar mee door te werken?” Want wachten is niet gratis. De rekening komt alleen niet van de leverancier. Hij komt terecht in de uren, de processen en de aandacht van je eigen organisatie.

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