Van Loenen Consultancy ads

“Dat hebben we al.” Die reactie hoor ik regelmatig als we praten over het beter beheersbaar maken van maritieme projecten. Requirements Management? Hebben we al. PLM en documentmanagement? Ook. Issues, wijzigingen, risico’s en verificaties? Allemaal geregeld. En meestal klopt dat ook. Toch kwamen we in gesprekken met de maritieme sector steeds dezelfde frustraties tegen. → Afspraken vanuit sales die later anders worden geïnterpreteerd. → Technische eisen die in het ontwerp met elkaar botsen. → Ontwerpbesluiten waarvan niemand meer weet waarom ze zijn genomen. → Problemen die pas bij productie of oplevering zichtbaar worden. Blijkbaar betekent een systeem hebben nog niet dat het probleem is opgelost. Waarom werken we bij maritieme projecten eigenlijk nog zo weinig vessel-centric? We beheren alle informatie steeds nauwkeuriger, maar missen vaak het overzicht over hoe alles binnen het complete schip samenhangt. En juist daar ontstaan risico’s. Kun je vanuit het schip inzoomen op een sectie, systeem of component en direct zien welke eisen gelden, welke besluiten zijn genomen en waar nog aandacht nodig is? En wat gebeurt er met die samenhang als er iets verandert? Ik denk dat we veel meer vanuit de configuratie van het schip moeten werken. Al vanaf het moment dat een opdracht verkocht is. Want dan is er al veel technische kennis beschikbaar. Door die kennis vroeg aan het schip te koppelen, kunnen conflicten eerder zichtbaar worden, nog voordat tekeningen ter goedkeuring worden aangeboden. Ook blijft duidelijk waarom technische keuzes zijn gemaakt en wat de gevolgen ervan zijn. Dat vermindert risico’s, voorkomt onnodig uitzoekwerk en vereenvoudigt uiteindelijk de oplevering. Bij Van Loenen Consultancy zijn we hier intensief mee bezig geweest. Om bestaande informatie slimmer rondom het schip met elkaar te verbinden. Binnenkort vertel ik daar graag meer over. We zoeken op dit moment een aantal maritieme organisaties die samen met ons willen kijken hoe vessel-centric engineering in de praktijk kan werken. Herken je dit probleem? Stuur me gerust een bericht.

Niet iedere eis hoeft groen te zijn. Iedere status moet wel te verantwoorden zijn. In een project gaat het niet alleen om het registreren van een status. Het gaat erom dat je als opdrachtnemer kunt aantonen waarom die status terecht is. Een berekening is uitgevoerd. Een test is geslaagd. Een document staat in het dossier. Maar daarmee is nog niet automatisch aangetoond dat aan een contracteis is voldaan. Je wilt daarom per eis kunnen terugvinden: → Welke verificatiemethode is toegepast? → Welke beoordelingscriteria golden? → Welk resultaat is vastgesteld? → Welk bewijs hoort daarbij? → Welke conclusie is getrokken? En minstens zo belangrijk: wat gebeurt er als de conclusie niet groen is? Ook een rode status kan volledig beheerst zijn. Als niet aan een eis wordt voldaan, wil je kunnen zien: → Welke afwijking is vastgesteld? → Waarop is die beoordeling gebaseerd? → Wat is de impact? → Welke maatregel of vervolgactie is afgesproken? → Welk besluit is genomen? → Wanneer wordt opnieuw beoordeeld? Dan wordt status geen eindpunt, maar onderdeel van een navolgbare verantwoording. Eis → verificatie → bewijs → beoordeling → status → afwijking → besluit of actie Dat is voor mij de kern van goede contractbeheersing. Niet iedere eis hoeft op ieder moment groen te zijn. In een complex project veranderen eisen, ontwerpen en omstandigheden. Afwijkingen horen daar soms bij. Het belangrijkste is dat je kunt uitleggen wat er aan de hand is, waarom een bepaalde status is toegekend en wat ermee gebeurt. Daarom kiezen we er bij Van Van Loenen Consultancy voor om verificatie, bewijs, afwijkingen en besluiten niet als losse registraties te behandelen, maar als één samenhangend geheel. Vanuit die gedachte is Datastorms ingericht als platform voor standaardisatie, kennisborging en projectbeheersing. In onze oplossingen kunnen Eisen, ontwerpkeuzes, verificaties, bewijs, afwijkingen en besluiten met elkaar verbonden blijven. Zo zie je niet alleen wat de status is, maar ook waarom. Het doel is niet dat ieder vakje groen kleurt. Het doel is dat iedere status te verantwoorden is. Hoe goed kun jij vandaag uitleggen waarom een eis groen of rood staat?

De droom van iedere assetmanager? Volledig overzicht over alle assets, onderhoudsverplichtingen én de uitvoering ervan. Maar dan de dagelijkse praktijk... Je bent verantwoordelijk voor het onderhoud van bruggen, sluizen, gemalen, tunnels of andere infrastructuur. Al die objecten moeten veilig en betrouwbaar blijven functioneren. Dat vraagt om inspecties, periodiek onderhoud, reparaties en soms vervangingen. En ieder object heeft zijn eigen onderhoudsverplichtingen. De informatie staat verspreid over systemen en documenten. Ondertussen moet je precies weten wat er moet gebeuren, wat al is uitgevoerd én kunnen aantonen dat aan de eisen is voldaan. Hoe houd je daar grip op? Met de toenemende aandacht voor assetmanagement bij onder andere Rijkswaterstaat wordt die vraag steeds belangrijker. Daarom hebben we binnen Datastorms, ons platform voor standaardisatie, kennisborging en projectbeheersing, de Instandhoudingsoplossing ontwikkeld. → Alle fysieke objecten binnen het project overzichtelijk in een boomstructuur. → Standaard onderhoudsactiviteiten gekoppeld aan objecttypen. → Met één druk op de knop de juiste onderhoudsactiviteiten aanmaken voor alle betreffende objecten. → Eisen aantonen als onderdeel van het onderhoudsproces, op het juiste moment. → Continu inzicht in onderhoudsverplichtingen, voortgang én aantoonbaarheid. De kracht zit in de verbinding tussen assets, verplichtingen, uitvoering en aantoonbaarheid. Daarbij kunnen we ook bestaande systemen koppelen. Denk bijvoorbeeld aan Ultimo, waarmee je onderhoudsmanagement verbindt aan je assetstructuur. Zo organiseer je vooraf hoe onderhoud wordt uitgevoerd én aangetoond. In plaats van achteraf op zoek te moeten naar bewijs. Van onderhoudsverplichting naar aantoonbare uitvoering. 🎥 Bekijk in de video hieronder hoe onze Instandhoudingsoplossing werkt. Zelf ervaren binnen jouw organisatie? Informeer naar onze no cure, no pay-mogelijkheid om ermee aan de slag te gaan. Structure your knowledge.

Een eis verandert niet zomaar. Misschien verandert de behoefte van de klant. Er komt nieuwe informatie beschikbaar. Een randvoorwaarde wijzigt. Of wat je dacht te gaan ontwerpen, blijkt in de praktijk toch niet te werken. Dan ontstaat de vraag: wat betekent dit voor het systeem? En vanaf dat moment moeten verschillende mensen bepalen wat de gevolgen zijn. → De engineer kijkt wat dit betekent voor de eisen en het ontwerp. → De werkvoorbereider controleert welk werkpakket geraakt wordt. → Productie moet weten welke tekening of instructie nog geldt. → En de projectmanager wil weten wat de wijziging betekent voor de planning. Dat meerdere mensen betrokken zijn, is logisch. Het uitzoekwerk ontstaat wanneer niet direct duidelijk is hoe de oorspronkelijke behoefte, eisen, keuzes en onderdelen met elkaar samenhangen. → Waarom was deze oplossing gekozen? → Welke afspraken lagen eraan ten grondslag? → Welke andere onderdelen worden hierdoor geraakt? → Welke documenten en tests moeten worden aangepast? → En wie moet opnieuw worden betrokken? Die informatie is er vaak wel, maar verspreid over documenten, systemen en hoofden van collega’s. Daardoor moet bij een verandering een deel van de context opnieuw worden opgebouwd. Daar ligt voor ons een concreet vertrekpunt voor Systems Engineering. Bij Van Loenen Consultancy beginnen we daarom met de vraag: waar ontstaat onnodig uitzoekwerk in het proces? Bijvoorbeeld wanneer tijdens het ontwerpen blijkt dat een gekozen oplossing niet haalbaar is. Of wanneer een gewijzigde klantbehoefte moet worden vertaald naar eisen, ontwerp en uitvoering. Samen met de betrokken medewerkers richten we een werkwijze in waarin duidelijk is: → Welke behoefte achter een eis zit. → Hoe die eis terugkomt in de oplossing. → Waarom een keuze is gemaakt. → Welke raakvlakken en afhankelijkheden er zijn. → Wie bij een verandering opnieuw moet worden betrokken. Die informatie leg je vast tijdens het werk, op het moment dat de afweging wordt gemaakt. Zo hoeft de volgende collega de context niet opnieuw te reconstrueren. Met Datastorms, het platform voor standaardisatie, kennisborging en projectbeheersing, verbinden we behoeften, eisen, ontwerpkeuzes, documenten, verificaties en besluiten. Niet om minder mensen bij een verandering te betrekken, maar om ervoor te zorgen dat zij sneller kunnen bepalen wat die verandering voor hun werk betekent. Zo kunnen teams de gevolgen gericht beoordelen, afstemmen en verwerken. Je kunt daarbij klein beginnen: met één terugkerend knelpunt waar veel uitzoekwerk ontstaat. Van daaruit maak je de aanpak onderdeel van het dagelijkse werk, zodat het team er zelfstandig mee verder kan. Waar ontstaat bij jullie het meeste uitzoekwerk wanneer tijdens een project iets anders blijkt te zijn dan gedacht?

We zijn gestopt met Systems Engineering. In ieder geval met het zo te noemen. Ik begin bij een klant steeds liever met de vraag: waar loopt jullie project vast? Die vraag gaat veel verder dan engineering. Verschillende mensen hebben informatie nodig om hun werk goed te kunnen doen: → De engineer wil weten welke eisen gelden en wat een wijziging raakt. → Productie wil weten welk product nodig is en welke specificatie of versie geldt. → De planner wil weten wat er in een werkpakket hoort en welke afhankelijkheden de planning bepalen. → De stakeholdermanager wil weten wat besproken moet worden en welke afspraken al zijn gemaakt. En op de raakvlakken moet duidelijk zijn hoe het werk op elkaar aansluit. Wie levert wat aan wie? Welke afspraken gelden daarbij? En wie moet betrokken worden als iets verandert? Daar begint voor mij de waarde van Systems Engineering. Bij Van Loenen Consultancy beginnen we met zulke concrete vraagstukken. Vervolgens gebruiken we de onderdelen van Systems Engineering die helpen om ze op te lossen. Dat moet merkbaar resultaat opleveren: minder uitzoekwerk, duidelijkere overdrachten en minder verrassingen tijdens de uitvoering. Een aantal opdrachtgevers waar ik jaren geleden zo werkte, gebruikt die werkwijze nog steeds. Het is onderdeel geworden van hun dagelijkse werk. Dat vind ik een belangrijke maatstaf: kan de organisatie er zelfstandig mee verder? Met Datastorms, het platform voor standaardisatie, kennisborging en projectbeheersing, maken we de samenhang tussen eisen, producten, werkpakketten, stakeholders en besluiten zichtbaar en traceerbaar. Zo kunnen betrokkenen terugvinden wat is afgesproken, waarop hun werk aansluit en welke gevolgen een verandering heeft. Of iedereen dat vervolgens Systems Engineering noemt, vind ik minder interessant. Waar verliest jouw projectteam nu de meeste tijd aan uitzoekwerk?

Je hebt je stakeholders gesproken. Weten zij ook wat je met hun inbreng hebt gedaan? Voor jou is het besloten. Voor hen staat het nog open. Hoe zorg je dat elk besluit ook terugkomt bij de juiste mensen? Het projectteam weegt belangen af, neemt besluiten en werkt door. Tot een stakeholder maanden later vraagt: “Wat is er met ons punt gebeurd?” Neem een beheerder die vraagt om voldoende onderhoudsruimte. Door andere eisen wordt een compacter ontwerp gekozen. → Hoe is zijn belang meegewogen? → Wie bespreekt de gevolgen met hem? → In welk overleg hoort dat thuis? Bij complexe opgaven vraagt dat om duidelijke afspraken. Dezelfde persoon kan in meerdere projecten betrokken zijn, telkens vanuit een andere rol en met een ander mandaat. Bij Van Loenen Consultancy helpen we die samenwerking te structureren: → Wie zit waarvoor aan tafel? → Waar worden besluiten genomen? → Wie koppelt terug? Om die afspraken ook in de dagelijkse praktijk werkbaar te maken, gebruiken we Datastorms: het platform voor standaardisatie, kennisborging en projectbeheersing. Binnen de module Overlegmanager leg je per opgave de overleggen, deelnemers, rollen, notities, besluiten en actiepunten vast. Zo kun je terugzien wat besproken en besloten is, en de terugkoppeling als concrete actie beleggen bij de juiste persoon. Daar hoort een vaste werkwijze bij: → Afwegingen vastleggen. → Acties opvolgen. → Met stakeholders toetsen of de oplossing aansluit op de praktijk. Structure your knowledge. Ook in de samenwerking met je stakeholders. Wie zorgt er bij jullie voor dat een besluit ook terugkomt bij de betrokken stakeholders?