Savvy Congress ads

FNV vakbondscongres 2026. 400+ wijzigingsvoorstellen. 15+ delegaties. En een proces dat voorheen volledig via de inbox liep. Stel je voor: drie mensen uit dezelfde delegatie sturen per e-mail dezelfde wijziging in. Een andere delegatie stelt het tegenovergestelde voor. De coördinator moet alles handmatig verwerken in een spreadsheet. En het knelpunt? Dat ontdek je pas tijdens het congres. Dat schept onnodige verwarring. Ons platform voor de FNV zorgde voor een meer gestructureerde besluitvorming: → Deelnemers selecteerden de exacte paragraaf die ze wilden wijzigen. → Binnen hun eigen delegatie zagen collega’s het voorstel direct. Geen dubbel werk; afstemming kon vóór indiening. → Andere delegaties zagen het pas ná beoordeling. Zo werkte elke delegatie onafhankelijk aan haar eigen voorstellen, zonder invloed van buitenaf. → De FNV-coördinator kon direct communiceren met de indiener als er iets onduidelijk was. Alles volledig traceerbaar: wie wat wanneer indiende, namens welke delegatie en met welke motivatie. Dit was geen standaardplatform dat we neerzetten, maar een proces dat we samen met FNV vanaf de eerste schets hebben ontworpen. Van het meedenken over de digitale vertaling van hun amendeerproces tot support op locatie tijdens het congres. Ook tussendoor was er altijd iemand bereikbaar die meedacht. Amenderen is bindende beleidsvorming. Het verdient een infrastructuur die dat niveau serieus neemt. Werkt jouw organisatie nog met e-mail en spreadsheets voor wijzigingsvoorstellen? Bekijk hoe wij dit hebben aangepakt in deze casus: https://lnkd.in/eq24ihRZ #congres #amendementen #vereniging #vakbond #besluitvorming

FNV vakbondscongres 2026 De entree van je congres is je eerste fysieke touchpoint. Van belang is dat de start goed is, de deelnemers zich gemakkelijk en snel kunnen aanmelden en de badge ontvangen. Voor het FNV-congres met 600+ deelnemers plaatsten we badgeprinters op locatie. Bij aankomst checkte men in met een persoonlijke QR-code. Bij elk printstation stond een vrijwilliger om het proces te begeleiden. En voor wie zijn code niet vond, of voor wie op het laatste moment nog een wijziging was doorgevoerd: een aparte VIP-printer die de doorstroming opving. Resultaat: een soepele entree zonder files. Een badge is meer dan een stukje plastic. Het is toegangscontrole, identiteit en de eerste ervaring van de dag. Als dat technisch hapert, start je congres met een beveiligings- en sfeerprobleem. Wij zien badge-printing niet als “een printertje huren”. Het is onderdeel van de logistieke infrastructuur die je congres draagt. Daarom begon onze samenwerking niet bij de printers, maar maanden eerder: meedenken over looproutes, aantallen stations en scenario's voor piekmomenten. Op de dag zelf stond ons team op locatie, en in de aanloop ernaartoe waren we altijd bereikbaar voor wijzigingen in het deelnemersbestand, ook als die op het laatste moment binnenkwamen. Hoe ziet de entree van jouw volgende congres eruit? Bekijk hoe wij dit hebben aangepakt in deze casus: https://lnkd.in/eGHWjtaj #badges #checkin #eventlogistiek #congres #eventtech

FNV vakbondscongres 2026. Bindende besluitvorming begint bij de deur. Of nog eerder: bij het aanmeldformulier. Herken je dit? Deelnemers melden zich aan voor je congres, maar de informatie komt gefragmenteerd binnen. Het team spendeert weken aan het handmatig bijeenzoeken van wie er komt, waar ze slapen en wat ze eten. Bij de entree staan er rijen mensen omdat iemand de QR-code niet vindt. Achteraf blijkt ook nog dat niet iedereen bevoegd was om deel te nemen. Voor het FNV-congres bouwden we een registratie die meegroeit met het proces: → Eerst de basisvragen. Later werden facilitaire uitvragen (hotel, dieet, toegang) toegevoegd. → Al eerder geregistreerden kregen automatisch een e-mail om de nieuwe vragen in te vullen. Geen deelnemer raakte zoek. → Het FNV-team controleerde handmatig: is dit lid bevoegd? Welke delegatie? Pas na goedkeuring: toegang tot het platform. Van eerste concept tot livegang dachten we mee over de opbouw, het design en de koppelingen tussen de vragen. Alles kwam samen in één strak formulier met FNV look and feel. En had het team een vraag of extra wens? Wij waren altijd bereikbaar, geen ticketsysteem, maar direct contact. Alle informatie stroomde naar één centraal dashboard. Geen spreadsheets, geen lijsten, geen onbevoegde inzendingen. Je eerste indruk op een congres is vaak je sterkste. Zorg dat de registratie de legitimiteit van je proces waarborgt, niet ondermijnt. Werkt jullie evenement nog met statische formulieren en handmatige controles? Bekijk hoe wij dit hebben aangepakt in deze casus: https://lnkd.in/e3ZFpXfY #registratie #eventmanagement #congres #eventtech

Afgelopen voorjaar faciliteerden we FNV met het congres in juni waarin ze elke vier jaar hun MJB (Meerjarenbeleidsplan) vaststellen. 600+ deelnemers. 55+ formele besluiten. 400+ wijzigingsvoorstellen op de concepttekst. En één uitdaging: hoe houd je een democratisch proces beheersbaar op die schaal? In voorgaande jaren was dat een strijd tegen veel e-mails, spreadsheets en last-minute administratie. Dit jaar werkten we fundamenteel anders: het congres als één operationeel systeem. Niet een losse event-tool, maar als digitale ruggengraat van het congres. Van gefaseerde registratie en badge-printing tot real-time stemmen. Van amendementenbeheer tot streaming naar subzalen en vertaling voor internationale gasten. Wat dat voor FNV betekende: een partner die vanaf het eerste concept meedacht en op de congresdagen zelf naast het FNV-team stond. Tussendoor een vraag over spreektijd of een proces dat tussendoor veranderde? Wij waren bereikbaar, benaderbaar, aanwezig. De komende periode lopen we de onderdelen door. Benieuwd hoe wij een congres van dit formaat synchroniseren tot één gecontroleerd, legitiem verloop? Bekijk hier alvast de eerste casus: https://lnkd.in/e_G7_h_w #eventtech #besluitvorming #congres #FNV

"Can you build us a registration website?" That's usually how it starts. A form where participants can sign up. Clear, functional, professional. And then, a few weeks later, the questions come: "Can participants see their programme here too?" "Where do we put the presentations?" "Can we run polls during sessions through the same platform?" "Will video recordings remain available afterwards?" The registration website starts to grow. What started as a sign-up form becomes the platform where everything comes together. Information for potential participants. A personal environment for those who register. Interaction during the event. An archive afterwards. Not because we push for it. But because events require more than just logistics. We've seen this a lot. The question is registration. The need turns out to be bigger. And increasingly, that registration website becomes the foundation on which the entire event runs. Recognise this? https://lnkd.in/ef6AwcE3

Plan for uncertainty Your major 2025 events are likely contracted, but member attendance remains uncertain given global travel realities. Rather than hoping for the best, associations are now examining what hybrid infrastructure actually involves. Our brochure details how we build secure, EU-hosted video environments for professional conferences: the technical setup, the member experience, and the transition process should you need it. Provide your details and we will send it directly.