Like-IT ads

Vanaf het eerste moment dat Henri Verhoef en ik met elkaar in contact kwamen, voelde het goed! Niet alleen vanwege de prettige gesprekken, maar vooral door de visie van Henri en zijn collega's bij Van Ree Accountants op documentmanagement. Van Ree wilde niet simpelweg de bestaande mappenstructuur naar SharePoint verhuizen. Ze wilden een volwaardig DMS. Een toekomstbestendige omgeving die kan worden aangepast naar hun wensen! En dat is precies hoe ik er ook naar kijk. Want een goed DMS gaat veel verder dan documenten opslaan. Het draait om de verbinding tussen systemen, processen en medewerkers. Bij Van Ree spelen applicaties als Hix, AFAS Software en Nmbrs Reporting een belangrijke rol. Door deze te koppelen aan een centraal DMS in SharePoint, zorg je dat documenten op de juiste plek terechtkomen en toegankelijk zijn voor de juiste medewerkers. Met een uniforme structuur, duidelijke rollen en rechten. Wat ik sterk vind aan dit traject, is dat Van Ree bewust heeft gekozen om bestaande structuren los te laten en opnieuw te beginnen. Niet alles één-op-één overzetten, maar samen bouwen aan een inrichting die écht werkt. Dat vraagt om een duidelijke visie, goede voorbereiding en soms ook kritische gesprekken. Henri Verhoef en Sander Smits, bedankt voor het vertrouwen en de fijne samenwerking! Mooi om samen met jullie aan deze stap te werken. Slim vooruit, sterk verbonden! Meer lezen over de samenwerking? Kijk dan op onze website: https://lnkd.in/ejTnG7nC

“We willen onze fileserver 1-op-1 naar SharePoint migreren.” Die vraag krijgen we bij Like-IT vaker dan je denkt. En waar de vraag vandaan komt is ook wel te verklaren. De huidige mappenstructuur is bekend, iedereen werkt ermee en de gedachte is simpel: als we alles overzetten naar SharePoint, werken we straks in de cloud. Alleen verhuis je dan niet alleen je documenten. Je verhuist ook jaren aan oude versies, dubbele bestanden, onlogische mappen, uitzonderingen en rechten waarvan niemand meer precies weet waarom ze ooit zo zijn ingesteld. Het resultaat? De omgeving is nieuw. De problemen zijn hetzelfde. Bij bedrijven zie je vervolgens dat klant- en projectinformatie nog steeds verspreid staat en rechten lastig beheersbaar blijven. In de bouw- en installatiebranche ontstaat discussie over welke versie van een document op de bouwplaats de juiste is. En in de maakindustrie werken sales, engineering en productie nog steeds vanuit verschillende versies van documenten, tekeningen en stuklijsten. En in de accountancy kan iedereen uit het team bij informatie van een klant, ook al is dat helemaal niet de bedoelingen. Dit zijn veelvoorkomende valkuilen die niet aan SharePoint liggen. Het probleem is dat SharePoint wordt ingericht alsof het een fileserver is. Terwijl Microsoft 365 fundamenteel anders werkt. Niet alleen met mappen, maar met sites, documentbibliotheken, rollen, metadata, rechten en governance. Daarom begint een goede migratie wat mij betreft niet met: “Hoe krijgen we al onze bestanden naar SharePoint?” Maar met: “Hoe willen we dat onze informatie straks georganiseerd, beveiligd en gevonden wordt?” Pas als die kapstok staat, bepaal je welke data meegaat, waar die terechtkomt en welke structuur daarbij hoort. Dat is zeker met de komst van Copilot steeds belangrijker. Want als je AI loslaat op een omgeving vol oude, dubbele en slecht gestructureerde informatie, heb je misschien wel moderne technologie… Maar nog steeds geen goede informatievoorziening. Een migratie is daarom geen kopieeractie. Het is hét moment om je informatiearchitectuur opnieuw te ontwerpen. === Heb je al een migratie meegemaakt die niet goed is gelopen of sta je op het punt om al je documenten te migreren naar SharePoint? Ik ga graag met jullie in gesprek om te kijken welke structuur het beste past bij jullie organisatie. Je mag me altijd bellen of mailen, dan drinken we eens een kop koffie en kijken we samen verder. 📱 06 290 727 83 ✉️ m.vangelderen@like-it. nl

Afgelopen dinsdag was Like-IT aanwezig bij LACH, een initiatief samen met AFAS Software, ComplianceWise en Hix! Mijn eerste keer in het experience center van AFAS, Marco Muilwijk bedankt voor het organiseren! Vincent Heijckmann gaf een sessie over de rol van SharePoint als informatieplatform voor jouw organisatie en hoe het écht ingezet kan worden als DMS. En hoe je het combineert met DailyDrive, AFAS en Hix. Van het automatisch aanmaken van dossiers en projecten tot rollen, rechten en metadata die volledig vanuit de bron worden aangestuurd. We hebben eind vorig jaar hier ook een korte video over opgenomen. Wil je deze zien? Kijk dan op ons YouTube kanaal: https://lnkd.in/eMqDNRwN

Veel organisaties gebruiken de opslag in kanalen in Microsoft Teams. Vaak op basis van een zelfgemaakte mappenstructuur. Voor ieder project een nieuw Team, voor ieder onderwerp een kanaal en daarbinnen weer allerlei mappen. In het begin werkt dat prima. Maar als de organisatie groeit, ontstaat er steeds meer onduidelijkheid. ↳ Documenten raken verspreid over Teams, chats en OneDrive. ↳ Medewerkers weten niet waar ze informatie moeten opslaan. ↳ Teams en kanalen worden onbedoeld digitale archieven. ↳ Iedereen ontwikkelt zijn eigen manier van werken. En dan hoor je al snel: "Teams werkt niet voor ons." Maar het probleem zit meestal niet in Teams. Het zit in de inrichting van Microsoft 365 binnen jouw organisatie. Teams is voor samenwerking. SharePoint zorgt voor de structuur. De documenten die je in Teams-kanalen opslaat, staan namelijk al in SharePoint. Door vooraf duidelijke afspraken te maken over documentstructuur, metadata en toegangsrechten, zorg je dat medewerkers informatie eenvoudig kunnen opslaan en terugvinden. Zo blijft Teams de vertrouwde werkomgeving, terwijl SharePoint op de achtergrond zorgt voor gestructureerd documentbeheer. ==== Wil je weten hoe je Teams en SharePoint slimmer kunt inzetten voor documentbeheer? Stuur me gerust een bericht. Ik denk graag met je mee.

Je zoekt alle aangiftes vennootschapsbelasting van een klant. Waar begin je? Bij het klantdossier? In de map van ieder boekjaar? Of vraag je een collega waar die ze heeft opgeslagen? Met metadata in SharePoint kun je documenten kenmerken meegeven. Denk aan: ↳ Klant: Jansen BV ↳ Boekjaar: 2025 ↳ Documenttype: aangifte vennootschapsbelasting ↳ Status: ter beoordeling ↳ Verantwoordelijke: de behandelend accountant Daarmee kun je dezelfde documenten op verschillende manieren bekijken, zonder ze naar een andere map te verplaatsen of kopieën te maken. Een accountant wil alle stukken van één klant zien. Een fiscalist zoekt alle VPB-aangiftes voor een bepaald boekjaar. Een manager wil weten welke documenten nog op beoordeling wachten. Iedereen kijkt vanuit zijn eigen werk naar dezelfde informatie. Dat maakt metadata vooral praktisch voor de medewerker. Minder doorklikken, minder vragen aan collega’s en sneller de juiste stukken bij de hand. Daarbij moet je wel slim inrichten. De klant is al bekend vanuit het dossier. Het boekjaar vaak ook. Die gegevens wil je automatisch meegeven, zodat medewerkers alleen aanvullen wat nog ontbreekt. En met het oog op Copilot wordt die informatiehuishouding alleen maar belangrijker. Metadata helpt je documenten te organiseren en hun context vast te leggen. Samen met actuele inhoud en duidelijke toegangsrechten vormt dat een basis voor verdere inzet van AI. Begin daarom bij een concrete vraag: welke informatie heeft een medewerker nodig om zijn werk makkelijker te doen? === Wil je SharePoint nog beter inzetten met behulp van metadata? Ik ga graag met jullie in gesprek om te kijken hoe dit het beste past bij jullie organisatie. 📱 06 290 727 83 ✉️ m.vangelderen@like-it. nl

Sinds begin 2025 werkt De Twentse Accountants en Adviseurs met DailyDrive om meer uit SharePoint te halen als DMS 🎉 De overstap paste beter bij de cloud-first strategie van De Twentse en biedt verschillende voordelen volgens Patrick Kok: “Ons vorige DMS sloot niet goed aan bij onze eisen. We hadden behoefte aan een gebruiksvriendelijke omgeving. We misten flexibiliteit en de inrichting kwam soms niet overeen met onze wensen.” Wat mij in deze samenwerking vooral opvalt: ↳ de nuchtere kijk op IT ↳ de focus op gebruiksgemak voor medewerkers ↳ en de ambitie om klanten steeds beter te betrekken in het proces Benieuwd hoe De Twentse de overstap heeft aangepakt en wat het hen concreet oplevert? Lees de volledige klantcase hier 👉 https://lnkd.in/e4sUWeBU Patrick Kok, Bas Franke en het team van Twentse: bedankt voor het vertrouwen! ===== Wil je meer weten over DailyDrive? Neem dan contact met mij op. 📱 06 290 727 83 ✉️ m.vangelderen@like-it. nl