BuddeeHR

HR is de enige functie waarbij de functieomschrijving en het organogram van de hele afdeling hetzelfde document zijn. Onboarding. Verzuim. CAO. Exitgesprekken. Cultuur. Een stukje finance erbij, want de salarisadministratie moet toch ergens landen. Allemaal bij één persoon. Bij sales huur je geen "executive die ook even customer success, support en events doet". Bij HR is dat blijkbaar de standaard functieomschrijving. Pak zelf de laatste HR-vacature die jouw bedrijf online had staan. Tel de losse vakgebieden erin. Dan snap je waarom HR in het MKB altijd achter de feiten aan lijkt te lopen - niet omdat de persoon het niet kan, maar omdat er tien banen in één stoel zitten.

We startten Buddee vanuit de overtuiging dat het heel logisch is om HR en salaris direct op elkaar aan te laten sluiten. Wij geloven dat salarisadministrateurs die - een directe relatie met de klant hebben - dichter op de data zitten die vanuit HR komt Beter begrijpen wat er speelt. Deze manier van werken verkleint ook het risico op fouten. Daarnaast werkt ons salaris team met een directe koppeling die we in eigen beheer ontwikkeld hebben met Nmbrs. Je salaris en mutaties gaan bij ons vanuit HR na jouw goedkeuring in het platform rechtstreeks naar het salaris team. Wel zo efficient!

Zo lang alles goed gaat, is er geen budget voor HR. Geen budget voor een nieuw systeem. Geen budget om processen te digitaliseren. Geen budget voor extra ondersteuning. Ondertussen groeit het werk gewoon door: Meer nieuwe collega's. Meer contracten. Meer vragen over verlof. Meer uitzonderingen. En dat landt allemaal bij diezelfde HR manager. Tot er iets mis gaat. Een verzuimdossier dat niet klopt. Een contract dat te laat verlengd wordt. Een medewerker die een loonstrook betwistt omdat er iets fout is berekend. En binnen een dag verandert het gesprek volledig. Ineens is er wel budget. Voor een adviseur. Voor een nieuw systeem. Voor extra ondersteuning. Dus het budget was er blijkbaar de hele tijd al. Er moest alleen eerst iets misgaan voordat het werd vrijgegeven. De HR-managers waarmee ik praat missen geen kennis. Die hebben ze wel. Ze missen tijd. Tijd die wegvloeit naar het zoeken van informatie, het steeds opnieuw beantwoorden van dezelfde vraag over vakantiedagen, en het handmatig doorvoeren van dingen die allang geregeld hadden kunnen zijn. Dus misschien is de vraag niet hoeveel werk een HR-team nog kan absorberen. Misschien is de vraag of al dat werk eigenlijk nog wel op deze manier gedaan moet worden. Heb jij wel eens meegemaakt dat er opeens budget vrijkwam nadat er iets mis ging?

Rick Scheepers RPP is bij Buddee gestart als lead van ons payrollteam in Amsterdam. En daar zijn we erg blij mee. Voor de mensen die ons nog niet zo goed kennen: naast ons team in Amsterdam hebben we ook een groeiend salaristeam in Den Bosch. Met Rick's komst zetten we een volgende stap in onze groei. Je vraagt je misschien af: 'Waarom heeft een HR tech bedrijf ook een salaris administratie team?' Dat zit zo. Bij de meeste HR-tools stopt het bij HR. Salaris gaat vervolgens naar een extern kantoor, de accountant, of blijft in Excel hangen. Twee systemen, dubbele invoer, mailtjes heen en weer, en niemand die het hele plaatje ziet. Bij Buddee zit dat samen. Wij zijn het HR-platform voor de medewerker én we verwerken de salarissen zelf, in-house. Dat betekent geen overdracht tussen partijen. Geen ruis. Eén team dat de cijfers net zo goed kent als de software erachter. Dat is niet toevallig zo ingericht. Dat is onze positionering: simpele, complete HR + payroll, gebouwd voor het Nederlandse mkb. Om dat verhaal waar te blijven maken, moet de kwaliteit van ons payrollteam meegroeien met de ambitie. Daarom ben ik zo blij dat iemand met Rick's ervaring nu meebouwt aan wat wij neerzetten. En we groeien verder. We zoeken meer mensen die dit vak op deze manier willen aanpakken - praktisch, in contact met de klant, zonder de rompslomp van de oude wereld. En voor een salarisadministrateur betekent dat iets anders dan bij een traditioneel kantoor. Je zit niet aan het eind van de keten losse mutaties te verwerken die ergens anders zijn ingevoerd. Je zit aan de bron: dicht op de klant, dicht op het product, en bouwt mee aan hoe wij salaris én HR samen inrichten. Je werkt mee aan het systeem in plaats van dat je het alleen bedient. Vacature staat in de comments 👇

200 verlofuren. Eén Excelbestand. Nul mensen die wisten of het wettelijk of bovenwettelijk verlof was. Dit was de realiteit bij Jumbo vier jaar geleden. Paula van Egeraat, HR-manager bij Jumbo Group (de bordspellen, niet de supermarkt), vertelde dit laatst doodeerlijk tijdens ons event HR Vooruit: "Ik durf dat eigenlijk niet hardop te zeggen hier. Maar we hadden een groot Excelbestand. Daar stond tweehonderd uur in. En niemand wist van wanneer die waren, wanneer ze verliepen, was het wettelijk, was het bovenwettelijk." Wat ik knap vind: ze zei dit hardop, op een podium, voor 100+ vakgenoten. Geen enkele poging om het mooier te maken dan het was. Toen ze bij Jumbo begon, deed Legal het HR-minimum en werd payroll gewoon door finance erbij gedaan. Dit herken ik van veel MKB-bedrijven die groeien: HR groeit niet vanzelf mee met het bedrijf. Het probleem was niet dat er geen beleid was. Het probleem was dat er geen inzicht was. En zonder inzicht geen grip: niet voor de medewerker, niet voor de manager, niet voor HR zelf. Wat me het meest bijblijft, is niet het Excelbestand. Het is wat Paula daarna deed. Ze pakte het gefaseerd aan, gaf medewerkers zelf inzicht in hun verlof, en richtte werkstromen zo in dat die vóór haar gaan werken in plaats van andersom. Haar advies aan andere HR-managers: "Zorg dat je dat gefaseerd doet. Je kan het niet allemaal tegelijk, zeker niet als je HR in je eentje doet." Dat is precies waar je het verschil maakt tussen HR die achter de feiten aanloopt en HR die langzaam aan steeds meer grip heeft. Herken jij dit Excel-verhaal uit je eigen organisatie - en wat was jouw eerste stap om het op te lossen? Of wil je die graag zetten maar weet je nog niet hoe?

Vorige week deelde ik iets over verlof met dit warme weer: 31 graden, vrijdagmiddag, en de vraag "mag ik wat eerder weg?" De reacties die binnenkwamen hadden allemaal dezelfde toon: wees gewoon ruimhartig naar je mensen. Praat over output, niet over uren. Verras ze met een vrijmiddag. Mooie gedachte. En ik hoop eerlijk gezegd dat de meeste MKB'ers er zo over denken. Maar hier zit ook iets in dat ik nog wil toevoegen: dit werkt vooral zo lang je organisatie klein genoeg is. Op het moment dat je groeit, meerdere teams hebt, meerdere leidinggevenden, dan wordt "gewoon ruimhartig zijn" een stuk lastiger. Want wat de ene manager ruimhartig noemt, vindt de andere misschien te scheef. En dan krijg je discussie, of erger, het gevoel van ongelijke behandeling. En dat brengt me bij het thema van deze week: ik hoor om me heen geluiden over scholen die overstappen op tropenroosters, en kinderen die om 12:30 al uit school komen. Weer zo'n moment waarop blijkt hoe flexibel je organisatie écht is - en waar diezelfde vraag weer opduikt. Maar precies hier ligt de crux. Ruimhartigheid op gevoel werkt, tot je organisatie groeit. Dan helpt het juist als je dit soort situaties hebt vastgelegd in je verlofbeleid. Niet om de menselijkheid eruit te halen, maar om hem juist te borgen - ook als jij er zelf niet bij staat. Denk aan iets simpels: een afspraak over flexibele werktijden bij extreme hitte, of een duidelijke lijn over kortdurend bijzonder verlof bij schoolwijzigingen. Geen dik protocol, maar een paar zinnen die ervoor zorgen dat elke leidinggevende dezelfde definitie voor "ruimhartig" hanteert. Want wat als het deze zomer niet één extreem hete week is, maar zes keer? Dan wil je niet elke keer opnieuw het wiel uitvinden - dan wil je dat de kernwaarden van je organisatie al in je beleid zitten, zodat ruimhartigheid niet afhangt van hoe de pet er toevallig die week bij staat. Tijdens ons event HR Vooruit - het HR en salaris event voor het MKB - gaat Jessie de Groot van 7People hier verder op in: hoe vertaal je de kernwaarden van jouw organisatie naar een verlofbeleid dat past bij wie je bent als organisatie. Mocht je het interessant vinden, dan kun je hier de opname bekijken: https://lnkd.in/eM-KwuAQ