BCIS GmbH

Wie viel Nachfragen braucht bei Ihnen eine einzige Freigabe? Die Rechnung liegt im Postfach. Die zuständige Kollegin ist im Urlaub. Und die Vertretung sucht erst einmal den aktuellen Stand. Solche Abläufe funktionieren, weil Mitarbeitende jeden Tag hinterhertelefonieren, suchen und Lücken schließen. Das kostet Zeit, die an anderer Stelle fehlt. Im Prozess-Check mit BCIS schauen wir gemeinsam auf einen Ihrer Dokumentenprozesse: 🔸Wo entstehen Suchwege und Wartezeiten? 🔸Welche Zuständigkeiten und Vertretungen fehlen? 🔸Wo kann die ELO ECM Suite Ihr Team konkret entlasten? Sie erhalten eine erste Einschätzung, welche Änderungen in Ihrem Ablauf sinnvoll sind. Fordern Sie Ihren Prozess-Check an. Wir melden uns zur Terminvereinbarung.

Eine Rechnung verschwindet nicht. Sie wartet nur an der falschen Stelle. Das klingt banal, ist aber in vielen Buchhaltungen Alltag. Eine Eingangsrechnung kommt rein, wird weitergeleitet und hängt dann fest. Nicht auf Papier, sondern digital: in einem Postfach, in einem Teams-Chat, in einer Wiedervorlage oder bei einer Person, die gerade nicht erreichbar ist. Für die Buchhaltung macht das kaum einen Unterschied. Ob der Beleg auf einem Schreibtisch liegt oder im Mailpostfach feststeckt: Er ist nicht sauber im Prozess. Und genau dort entstehen die Probleme. Skontofristen laufen ab. Rückfragen bleiben offen. Der Monatsabschluss zieht sich. Die Buchhaltung läuft hinterher, obwohl sie eigentlich steuern sollte. Nach vielen Jahren in Digitalisierungsprojekten sehe ich immer wieder: Unternehmen unterschätzen nicht die Rechnung selbst. Sie unterschätzen den Weg, den diese Rechnung intern nehmen muss. Wer prüft den Inhalt? Wer gibt den Betrag frei? Wer übernimmt bei Abwesenheit? Und wo sieht die Buchhaltung, welcher Vorgang gerade hängt? Wenn diese Fragen nicht im Ablauf beantwortet sind, wird jede Rechnung zum Einzelfall. Ein sauberer digitaler Rechnungsworkflow schafft Verbindlichkeit: klare Zuständigkeiten, nachvollziehbare Freigaben, transparente Fristen und weniger Sucherei im Alltag. Für Leiterinnen und Leiter der Buchhaltung ist das kein Komfortthema. Es ist ein zwingend erforderliches Führungsinstrument. Denn wer jederzeit sieht, welche Rechnungen offen sind, wer freigeben muss und wo Fristen kritisch werden, kann entspannt den Prozess führen statt ihm hinterherzulaufen. Welche Empfehlungen haben Sie zum digitalen Rechnungsfreigabeprozess?

Was kostet eigentlich eine Eingangsrechnung? (Spoiler: Zu viel.) Wenn ich Geschäftsführer frage, was die Verarbeitung einer einzigen Eingangsrechnung (Papier oder PDF egal) kostet, ernte ich oft ratlose Blicke und Schulterzucken. Dafür ist oft auf den Cent genau bekannt, was Sprit, Stückkosten oder Lohnkosten sind. Die Realität im deutschen Mittelstand: Es sind oft zwischen 15 -50 € – pro Beleg! 💸 Anschauen (ggf. Scannen) im Posteingang, suchen, ausdrucken, manuelles Abtippen, Freigabeläufe per Hauspost oder E-Mail-Ping-Pong und am Ende das manuelle Archivieren. Das ist keine Buchhaltung, das ist Arbeitszeit-Vernichtung. Die E-Rechnungspflicht ist das Ende dieser Steinzeit-Prozesse. Stellen Sie sich vor: - Rechnungen gehen ein und werden automatisch erkannt und der Freigabeprozess gestartet. - Freigaben erfolgen per Klick (oder mobil vom Smartphone). - Die Archivierung ist erledigt, bevor der Prozess startet. - Die Rechnung ist in der Buchhaltung, bevor der Kaffee kalt ist. Das Ergebnis: Eine Kostenreduktion von bis zu 70 %! Für einen CFO ist die E-Rechnung damit kein lästiger Kostenblock, sondern ein Investment mit einem extrem kurzen ROI. Wer die gesetzliche Pflicht jetzt nutzt, um auf automatisierte Workflows umzustellen, lässt die Prozessoptimierung quasi von der Gesetzgebung finanzieren. Wer im Jahr 2026 immer noch manuell Rechnungen abtippt, leistet sich einen Luxus, den sich ein moderner Mittelständler eigentlich nicht mehr erlauben kann. Meine Frage an die Runde: Wann haben Sie die Kosten der Rechnungsverarbeitung zuletzt analysiert? Liegen Sie noch im "Papier-Modus" oder sind die Prozesse bereits schlank? Ich bin gespannt auf Ihre Erfahrungen in den Kommentaren. 👇

Die E-Rechnung ist kein IT-Problem. Es ist Chef-Sache. Hand aufs Herz: Wo steht das Thema E-Rechnungspflicht auf Ihrer Prioritätenliste? Wahrscheinlich irgendwo zwischen „müssen wir machen“ und „da kümmert sich die Buchhaltung drum“. Gefährlicher Trugschluss! Wer die Umstellung nur als lästige Compliance-Pflicht begreift, übersieht zwei kritische Punkte: Das Risiko: Wir befinden uns bereits in der zweiten Hälfte der Umsetzungsfrist! Denn am 01.01.2027 wird die Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich zur Pflicht.Wer dann keine strukturierten Daten (XRechnung/ZUGFeRD) verarbeiten kann, riskiert nicht nur Probleme beim Vorsteuerabzug, sondern verliert im schlimmsten Fall die Liquidität durch blockierte Zahlungsprozesse. Die Chance: Wir reden hier über die Chance, die letzte Bastion von Papierbearbeitung und manuellen Prozessen einzureißen. Wer jetzt strategisch umstellt, senkt Prozesskosten in der Rechnungsverarbeitung massiv und zwar nachhaltig. Fazit: Es gibt kein "weiter so" und kein zurück. Bei BCIS sehen wir gerade zwei Arten von Unternehmen: Diejenigen, die bis kurz vor oder sogar nach der Deadline warten und dann teure Notlösungen implementieren. Und diejenigen, die das Gesetz als Beschleuniger nutzen, um ihre Finanzprozesse endlich auf ein modernes Level zu heben. Zu welcher Gruppe gehören Sie? Was sind aktuell die größten Herausforderungen?

Kennen Sie das? Wo bleibt die aktuelle Rechnung? Wer prüft sie gerade? Warum muss immer wieder manuell nachbearbeitet werden? Und weshalb kostet der gesamte Prozess so viel Zeit, Geld und Nerven? Die Folgen sind oft verspätete Zahlungen, verpasste Skonti, Rückfragen aus den Fachabteilungen, unklare Freigabestände und unnötig belastete Mitarbeitende. Viele Unternehmen haben ihren Rechnungseingang bereits digitalisiert. Doch der eigentliche Prozess dahinter bleibt häufig fragmentiert, unübersichtlich und ineffizient. Das muss nicht so bleiben. In unserem kostenfreien Webcast „Rechnungen automatisieren statt hinterherlaufen – mit ELO“ zeigen wir Ihnen, wie Sie den gesamten Rechnungseingangsprozess digital abbilden, automatisieren und transparent steuern können. Mit ELO digitalisieren Sie den Ablauf von der Erfassung über die Prüfung, Freigabe und Eskalation bis hin zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung. So entstehen standardisierte, nachvollziehbare und revisionssichere Prozesse. Gleichzeitig lassen sich manuelle Aufgaben reduzieren, Bearbeitungszeiten verkürzen und Kosten nachhaltig senken. 🗓️ 20.08.2026🕑 11:00 bis 11:45 Uhr🎤 kostenfrei ➡️ Jetzt anmelden: https://lnkd.in/eQS3zai7

Der für mich gefährlichste Satz in Digitalisierungsprojekten: „Unser bisheriger Prozess hat sich bewährt. Bitte digital genauso umsetzen.“ Genau da beginnt das Individual-Gefrickel. Nach 30 Jahren IT bin ich es ziemlich leid. Nicht, weil Individualisierung grundsätzlich schlecht ist, sondern weil viele Sonderwünsche am Ende nur alte Probleme in neuer Oberfläche sind. Das Excel-Sheet aus 1998. Der gewachsene Sonderprozess aus Abteilung X. Die Maske, die exakt so aussehen soll wie früher. "Sonst kann ich nicht gescheit arbeiten!" Die Ausnahme, die angeblich „nur einmal“ gebraucht wird. Und plötzlich entsteht kein modernes System, sondern eine digitale Altlast mit schöner Oberfläche. Das Problem: 🔸Jede unnötige Sonderlösung macht das System schwerer wartbar. 🔸Jede Kernanpassung erhöht die Abhängigkeit. 🔸Jede Ausnahme kostet später Geschwindigkeit. 🔸Und beim nächsten Update kommt die große Rechnung. Deshalb spreche ich so konsequent über Standard. Nicht, weil Standard Einheitsbrei ist, sondern weil Standard schützt. Ein guter Standard ist das stabile Fundament. Die individuelle Struktur entsteht darauf: 🔸Prozesse 🔸Workflows 🔸Berechtigungen 🔸Dokumentenlogik 🔸Automatisierungen Das muss zum Unternehmen passen, aber ohne das technische Fundament zu ruinieren. Genau dort beginnt echte Beratung: Nicht beim blinden Erfüllen jedes Sonderwunsches, sondern bei der Frage: Was braucht das Unternehmen wirklich? Und was ist nur Gewohnheit in digitaler Verkleidung? Meine Überzeugung: Intelligenz bei der Digitalisierung zeigt sich nicht in maximaler Individualisierung, sondern in kluger Vereinfachung. Jetzt bin ich gespannt auf Ihre Meinung: Wann ist Individualisierung in Softwareprojekten sinnvoll? Und ab wann wird sie zum teuren Denkmal für alte Gewohnheiten?