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Stell dir vor, du öffnest eine E-Mail und liest dein eigenes Passwort … Der Absender behauptet, er wisse alles über dich und droht, Beweise und Videos an alle deine Kontakte zu schicken. Es sei denn, du zahlst innerhalb von 24 Stunden in Bitcoin. Doch das Passwort stammt meist aus einem alten Datenleck. Die Erpresser nutzen dieses Wissen als angeblichen Beweis. Das kann extremen Druck auslösen. Vielleicht denkst du in diesem Moment, das kann mein ganzes Leben ruinieren. Es ist ein brutaler, aber effektiver psychologischer Trick. Die Erpresser setzen darauf, dass du in Panik die Logik verlierst. In dieser Situation ist es entscheidend, einen kühlen Kopf zu bewahren. Frage dich, kann das wirklich sein, wie soll das funktionieren?

Du kannst deinen Mitarbeitenden nicht mehr zumuten, dass sie jede Phishing-Mail erkennen. Aber du kannst ihnen zumuten, dass sie reagieren, wenn ihnen etwas komisch vorkommt. Unsere Erfahrung zeigt, dass sicheres Reagieren Übung braucht. Wer zum Beispiel bei einer Phishing-Simulation reinfällt und auf den Link klickt, wird sofort aufgeklärt: "Hey pass auf, das war eine Phishing-Mail." Ein kurzer Hinweis direkt im Moment des Fehlers bewirkt oft schon viel. Zusätzlich bedienen wir diese Momente mit einem kurzen Lernsnack. Wir zeigen auf, worauf sie hätten achten sollen. Ein kleiner Impuls, der beispielsweise das Outlook-Add-in hervorhebt. Die wichtigste Botschaft für dein Team: Wenn etwas verdächtig ist, melde es einfach.

Was passiert eigentlich in den Sekunden, nachdem deine Mitarbeitenden auf den Meldebutton geklickt haben? Ein Klick auf das Outlook-Add-in startet bei uns eine sofortige Kette: Zuerst schauen wir in der Datenbank nach. Kennen wir das Mail oder ein sehr ähnliches bereits? Wenn ja, wird es automatisch bereinigt. Falls nicht, durchläuft es ein Set von rund 800 Regeln. Diese prüfen das Mail anhand klarer Kriterien auf Phishing oder Spam. Gibt es keinen Treffer, landet die Meldung direkt im Dashboard unseres Analysten. Bestätigt sich der Phishing-Verdacht, folgt der nächste Schritt. Wir prüfen in allen Mailboxen aller Kunden, wer diese Mail sonst noch bekommen hat. Dort lassen wir es dann automatisch verschwinden. So kann eine Meldung das ganze Unternehmen schützen. Vollautomatisch und ohne Zeitverlust für deine IT.

Es gibt diesen Moment, den jede Organisation kennt. Jemand meldet ein verdächtiges Mail. Und dann passiert nichts... Weil niemand so recht weiss, wer jetzt eigentlich zuständig ist. In vielen Firmen läuft es so: Der Support sagt, das sei ein Fall für Security. Security sagt, das sei kein echter Angriff. Das SOC sagt, es prüfe nur „die grossen Dinger“. Und am Ende landet der Newsletter doch wieder beim falschen Team. Währenddessen wartet ein Mitarbeitender auf eine Antwort. Wenn wir ehrlich sind, zeigt sich hier ein Muster: Ein Reporting-Prozess funktioniert nur dann, wenn er nicht an einzelnen Menschen hängt. Ferien, Krankheit, Prioritäten – all das darf ein sicherheitskritischer Ablauf nicht aushebeln. Wie stellt ihr sicher, dass gemeldete Mails nicht in einem internen Niemandsland landen?

Maximal zwei Stunden, nachdem eine Meldung oder eine neue Phishing-Welle hereinkommt, geben wir Bescheid. Der Schnitt liegt bei 53 Minuten. Ein Kunde von uns hat das ausgerechnet. Wenn 300 Leute innerhalb weniger Minuten das gleiche Mail bekommen, melden die ersten das sofort. Mit dieser Geschwindigkeit kann man extrem viel erreichen. Wir erkennen das Phishing-Mail und lassen es bei den restlichen 299 Leuten direkt aus dem Postfach löschen. Bevor sie das gefährliche Mail überhaupt gelesen haben. Könnt ihr euch darauf verlassen, dass bei 300 gefährlichen Mails wirklich niemand den falschen Link anklickt?

Unser Ziel ist es, dass deine Mitarbeitenden den Umgang mit unserem Outlook-Add-in üben können und wissen, dass es diesen Knopf gibt. Das erreichen wir durch Kommunikation via Intranet oder Infomail und durch simulierte Angriffe. Wir bauen echte Angriffe als Simulation nach und verschicken sie das ganze Jahr über zufällig. Wer schon gut sensibilisiert ist, bekommt weniger Simulationen. Wer noch Mühe hat, bekommt mehr Chancen zum Üben. Die Auflösung erfolgt sofort im Outlook ... “Das war eine Simulation. Melde echte Mails bitte genauso weiter.“ So lernen deine Mitarbeitenden, im Ernstfall richtig zu handeln und den Knopf konsequent zu nutzen. Wissen deine Mitarbeitenden bei einer verdächtigen Mail, was zu tun ist?