Lively Tech Agency

Je event zit vol waardevolle signalen. Sales krijgt een namenlijst. De laatste maanden valt me bij nieuwe aanvragen iets op. Sales en marketing leggen steeds zwaardere eisen neer bij het eventteam als het gaat om data. Hoeveel mensen zich hebben geregistreerd en hoeveel er aanwezig waren, blijft belangrijk. Maar daarnaast komen er meer vragen: - Waar toonde iemand interesse in? - Welke sessies bezocht iemand? - Met wie heeft iemand gesproken? - Wat kan sales daar na het event mee? Logisch, want events zijn voor veel organisaties onderdeel van marketing en sales. Dan is alleen een deelnemerslijst na afloop niet genoeg. In de praktijk zie ik dat informatie vaak verspreid blijft. Aanwezigheid wordt apart bijgehouden, sessiedata staat ergens anders en interesses komen niet in het CRM terecht. Sales krijgt uiteindelijk een namenlijst. Terwijl het voor sales nogal uitmaakt welke interesse er expliciet is getoond. Dat zijn verschillende signalen, met verschillende aanknopingspunten voor opvolging. Volgens mij moeten eventteams daarom al vóór het event samen met marketing en sales bepalen welke informatie ze daarna willen gebruiken. Wie moet wat weten? Waar moet die informatie terechtkomen? En welke actie moet daarop volgen? Die antwoorden bepalen wat je tijdens de registratie en op het event vastlegt, en hoe je de systemen met elkaar verbindt. Zo krijgt sales bij een naam ook de context om een relevant vervolg te beginnen.

Ik zie organisaties best vaak een nieuwe eventtool zoeken zodra er ergens iets ontbreekt. Terwijl er meestal al genoeg tools zijn. Het echte probleem zit vaker in hoe alles aan elkaar hangt. Website → registratie → communicatie → event app → onsite → opvolging. Als daar voor ieder onderdeel een losse tool tussen zit, krijg je al snel meer koppelingen, dubbele data en handmatig werk. Daarom zou ik eerst kijken of je terug kunt naar één sterke centrale basis. Eén plek voor je deelnemersdata. Een logische flow van registratie tot opvolging. Zo min mogelijk handmatig werk tussen systemen. Misschien heb je daar nog één specialistische tool naast nodig. Maar pas daarna zou ik kijken wat er écht mist. Want iedere nieuwe tool lost misschien één probleem op, maar maakt het geheel vaak ook weer complexer. Daarom werken wij bij Lively Tech Agency met Swoogo voor onze klanten: compleet en flexibel genoeg om die centrale basis te dekken, zonder voor ieder onderdeel weer een aparte tool nodig te hebben. Werk jij nu met meerdere losse tools voor je events? Is dat bewust zo ingericht, of vooral zo gegroeid?

Regelmatig moet ik uitleggen waarom je registratie, communicatie en check-in liever niet in losse systemen wilt hebben. Ik deel meestal deze praktische redenen: 1. Je wilt mails inplannen op actuele registratiestatus. Uitgenodigd, geregistreerd, afgewezen, wachtlijst of geannuleerd: je wilt daar direct op kunnen filteren. Zonder eerst tags te maken, lijsten te ontdubbelen of exports en imports te doen. 2. Iedereen staat in dezelfde deelnemersadministratie. Niet alleen bezoekers, maar ook sprekers, partners, medewerkers en VIP’s. Inclusief praktische informatie zoals dieetwensen of andere voorkeuren die je op de eventdag met de juiste collega’s of leveranciers moet delen. 3. Last-minute wijzigingen zijn gelijk doorgevoerd. Iemand meldt zich een uur voor aanvang nog aan, verandert van functie of krijgt een ander ticket? Dan wil je dat direct terugzien in de deelnemerslijst én op de badge. 4. Registratie status bepaalt direct wat er daarna (niet) gebeurt. Iemand is afgemeld? Dan hoeft je die niet opnieuw te vragen om de event app te downloaden. No-show? Dan wil je daar na afloop anders opvolgen dan bij iemand die wel aanwezig was. 5. Een uitnodiging afwijzen is geen marketing unsubscribe. Iemand kan niet naar je event komen, maar wél gewoon andere communicatie van je organisatie willen blijven ontvangen. Dat onderscheid moet je makkelijk kunnen maken, apart van je CRM. 6. Programmawijzigingen stuur je alleen naar de juiste groep. Een sessie verhuist of het tijdstip verandert? Dan wil je alleen de deelnemers informeren die voor die sessie staan geregistreerd. Los zijn dit allemaal kleine dingen. Maar als het in aparte systemen zit, wordt ieder klein ding ineens een proces met lijstjes, exports, tags en controles. En precies daar ontstaat onnodig veel handwerk.

Nog best vaak moet ik uitleggen waarom je registratie, communicatie en check-in liever niet in losse systemen wilt hebben. Ik deel meestal deze praktische redenen: 1. Een uitnodiging afwijzen is geen marketing unsubscribe. Iemand kan niet naar je event komen, maar wél gewoon andere communicatie van je organisatie willen blijven ontvangen. Dat onderscheid moet je makkelijk kunnen maken. 2. Je wilt mails inplannen op actuele registratiestatus. Uitgenodigd, geregistreerd, afgewezen, wachtlijst of geannuleerd: je wilt daar direct op kunnen filteren. Zonder eerst tags te maken, lijsten te ontdubbelen of exports en imports te doen. 3. Iedereen staat in dezelfde deelnemersadministratie. Niet alleen bezoekers, maar ook sprekers, partners, medewerkers en VIP’s. Inclusief praktische informatie zoals dieetwensen of andere voorkeuren die je op de eventdag met de juiste collega’s of leveranciers moet delen. 4. Last-minute wijzigingen zijn gelijk doorgevoerd. Iemand meldt zich een uur voor aanvang nog aan, verandert van functie of krijgt een ander ticket? Dan wil je dat direct terugzien in de deelnemerslijst én op de badge. 5. Registratie status bepaalt direct wat er daarna (niet) gebeurt. Iemand is afgemeld? Dan hoeft je die niet opnieuw te vragen om de event app te downloaden. No-show? Dan wil je daar na afloop anders opvolgen dan bij iemand die wel aanwezig was. 6. Programmawijzigingen stuur je alleen naar de juiste groep. Een sessie verhuist of het tijdstip verandert? Dan wil je alleen de deelnemers informeren die voor die sessie staan geregistreerd. Los zijn dit allemaal kleine dingen. Maar als het in aparte systemen zit, wordt ieder klein ding ineens een proces met lijstjes, exports, tags en controles. En precies daar ontstaat onnodig veel handwerk.

Dit is waarschijnlijk de moeilijkste vacature die ik tot nu toe voor Lively Tech Agency heb uitgezet. Sinds de start van Lively heb ik onze sales grotendeels zelf gedaan. Van het openen van deuren, discovery gesprekken tot demo’s, voorstellen uitwerken en het aansluiten van nieuwe klanten. Het is altijd een van mijn belangrijkste verantwoordelijkheden binnen het bedrijf geweest. Maar om Lively Tech Agency verder te laten groeien, moet ik minder in en meer áán het bedrijf werken. Daarom zoeken we onze eerste volledig toegewijde Sales Consultant – Event Technology. Iemand die zelf commerciële kansen creëert, en b2b event teams helpt om meer grip te krijgen op events. Door van losse tools naar één centraal eventplatform te gaan. Je werkt direct met mij samen, krijgt veel verantwoordelijkheid en de ruimte om onze commerciële aanpak verder vorm te geven. Ken jij iemand die bij deze rol past? Stuur de vacature vooral door of tag diegene hieronder. Bekijk de vacature: https://lnkd.in/giAxJmSX #vacature #sales #saas #eventtechnology #newbusiness #utrecht

Een paar jaar geleden begonnen gesprekken over eventtechnologie vaak vrij overzichtelijk. Er waren een paar events. Daar was een registratiepagina voor nodig. Misschien wat e-mailcampagnes erbij. En op de dag zelf moest iedereen vooral snel naar binnen kunnen. Dat was het ongeveer. De gesprekken die we nu vanuit Lively Tech Agency voeren met grotere organisaties zijn heel anders. Het begint soms nog steeds bij een event(serie) of één registratievraagstuk. Maar al snel gaat het ook over koppelingen met het CRM, meerdere teams, opschalen naar verschillende landen, toegangsrechten, rapportages en de vraag wie welke data moet kunnen gebruiken. Voor je het weet, zit niet alleen event management aan tafel. Maar ook marketing, sales, IT en security of privacy. Ik vind dat een interessante ontwikkeling. Niet alleen omdat ons platform daardoor breder wordt ingezet, maar vooral omdat het laat zien dat events steeds minder losstaan van de rest van de organisatie. Een registratie is niet meer alleen een deelnemerslijst. De data moet ook bruikbaar zijn voor communicatie, rapportage en opvolging. Een eventwebsite is niet alleen een plek met het programma en praktische informatie. Het is onderdeel van de merkbeleving. En een integratie is niet alleen iets technisch. Die bepaalt voor een groot deel of mensen achteraf met betrouwbare informatie kunnen werken. Daardoor gaat ons werk steeds minder over één losse tool. Het gaat veel vaker over de vraag hoe alles samenkomt. - Wie heeft welke informatie nodig? - Waar wordt die vastgelegd? - Welke systemen moeten met elkaar praten? - En hoe zorg je ervoor dat het voor de deelnemer eenvoudig blijft? Juist bij grotere organisaties zit daar vaak de echte uitdaging. Niet in het toevoegen van meer technologie. Maar in het logisch laten samenwerken van alles wat er al is.